Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku. Urlop zaległy z 2025 roku musi więc zostać rozpoczęty do 30 września 2026 roku włącznie (wyjątek dotyczy niewykorzystanej części urlopu na żądanie)
Co ważne, przepis mówi o rozpoczęciu urlopu, nie o jego zakończeniu. Jeśli pracownik zaczyna korzystać z zaległych dni 30 września, wymóg prawny jest spełniony, nawet jeśli urlop kończy się w październiku.
Szef może nakazać wykorzystanie zaległego urlopu
Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza zobowiązanie pracownika do wykorzystania zaległego urlopu w ustawowym terminie. Sprawa nie jest jednak całkowicie jednoznaczna. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że pracodawca może zobowiązać pracownika do wskazania terminu i wykorzystania zaległego urlopu, ale według stanowiska Departamentu Prawnego GIP nie może poza okresem wypowiedzenia jednostronnie wyznaczyć konkretnego terminu wbrew woli pracownika.
Podstawę stanowi wyrok Sądu Najwyższego z 2 września 2003 roku, sygn. I PK 403/02, na który powołuje się sama PIP przy tezie, że udzielenie zaległego urlopu nie wymaga zgody pracownika.
Jeśli pracodawca nie udzieli zaległego urlopu do 30 września, naraża się na karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Czy urlop przepada po 30 września
To jeden z najczęstszych mitów. Urlop zaległy nie przepada po 30 września. Jeśli nie zostanie wykorzystany do tej daty, pracownik nie traci do niego prawa. Roszczenie o urlop zaległy z 2025 roku przedawni się dopiero 30 września 2029 roku, czyli trzy lata od momentu, gdy stało się wymagalne.
Termin 30 września to data graniczna dla pracodawcy, nie dla pracownika. To pracodawca musi wykazać, że urlopu udzielił. Jeśli tego nie zrobił, pracownik może złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Warto więc sprawdzić saldo urlopowe w dziale kadr lub aplikacji HR. Jeśli masz zaległe dni z 2025 roku i nie masz zaplanowanego urlopu, warto jak najszybciej uzgodnić jego termin z pracodawcą.
