Archiwum zlokalizowane jest w zamkniętej kopalni węgla, głęboko pod ziemią. Panują w nim naturalnie stałe warunki klimatyczne, więc jest idealnym miejscem dla zabezpieczenia dóbr kultury. Na mocy traktatu spitsbergeńskiego z 1920 roku norweski archipelag jest strefą zdemilitaryzowaną i daje państwom, które traktat podpisały, uprawnienia do korzystania z zasobów naturalnych archipelagu i prowadzenia na jego terenie badań naukowych. W sąsiedztwie AWA znajduje się Svalbard Global Seed Vault, czyli światowy bank nasion.
Instytut Chopina przekazał do archiwum cyfrowe kopie rękopisów Chopina oraz jego korespondencję.
Kierownik Działu Informacji Naukowej Narodowego Instytutu Fryderyka Chopina dr Marcin Konik powiedział, że to wyjątkowy moment.
Polska dołączyła do grona państw, które w kompleksowy sposób zabezpieczają swoje dziedzictwo kulturowe przez digitalizację, a następnie wieloletnią archiwizację. Znaczenie Archiwum Arktycznego jest ogromne, szczególnie w obliczu obecnych zawirowań geopolitycznych. Coraz więcej instytucji kultury, ale nie tylko, deponuje w nim kopie cyfrowe swoich zbiorów, aby w ten sposób zabezpieczyć je przed całkowitym zniszczeniem.
To już drugi depozyt Instytutu Chopina. W 2024 roku przekazano do Archiwum cyfrowe kopie rękopisów muzycznych Fryderyka Chopina, w tym autografów, ze zbiorów Muzeum.
Depozyty są składane na nośnikach piqlFilm, optycznych analogowych nośnikach danych przeznaczonych do długoterminowej archiwizacji. Dane zostają zapisane zarówno w formie cyfrowej, jak i wizualnej. Nośniki pozwalają także zakodować informacje o sposobie odzyskania danych, na wypadek zaniknięcia określonych technologii w przyszłości. Są stworzone z folii poliestrowej pokrytej warstwą żelatyny, która zawiera światłoczułe halogenki srebra. Taśma z mikrofilmem zamykana jest najpierw w aluminiowym, a następnie plastikowym pojemniku. Ta technologia umożliwia przechowywanie danych (przy stałych warunkach) nawet powyżej tysiąca lat.
