Od 2026 roku radykalnie zmienia się w Polsce system wystawiania faktur. Ministerstwo Finansów potwierdziło, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.
Koniec z wysyłaniem plików w PDF
Najwięksi podatnicy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, wejdą do systemu już 1 lutego 2026 r.. Pozostałe firmy dołączą dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 r.. To terminy zapisane w oficjalnym harmonogramie resortu finansów i opublikowane na portalu KSeF.
Nowe przepisy oznaczają, że faktura musi powstać w ustandaryzowanym formacie XML i zostać wysłana bezpośrednio do KSeF. System nada każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny, który potwierdzi jej wystawienie. Dokument w takiej formie stanie się urzędowym dowodem sprzedaży. Nie będzie już potrzeby drukowania ani przesyłania plików PDF.
Obserwuj nas w Google News. Kliknij w link i zaznacz gwiazdkę
Dla wielu firm to koniec swobody, do jakiej przyzwyczaiły się przez lata. Faktury pisane w Wordzie czy arkuszach Excela nie będą już uznawane przez skarbówkę. Zdaniem przedstawicieli resortu finansów KSeF nie utrudnieni życia przedsiębiorcom. Ma uprościć rozliczenia i wyeliminować błędy w dokumentach. Czy tak rzeczywiście będzie?
Jak podaje portal infor.pl, do końca 2026 r. z KSeF będą zwolnione wyłącznie drobne sprzedaże - do 10 tys. zł brutto miesięcznie. To rozwiązanie przejściowe, które ma ułatwić najmniejszym podmiotom stopniowe wdrożenie nowych zasad. Od 1 stycznia 2027 r. każdy przedsiębiorca, bez względu na skalę działalności, będzie zobowiązany do wystawiania faktur przez KSeF.
Przygotuj się na awarię systemu
Ministerstwo udostępniło środowisko testowe i nową wersję interfejsu KSeF 2.0. Dzięki temu firmy i dostawcy oprogramowania mogą już dziś sprawdzać swoje systemy i przygotowywać się do obowiązku. Testy rozpoczęły się 30 września 2025 r.
Przedsiębiorcy powinni teraz skoncentrować się na kilku krokach. Najpierw na aktualizacji oprogramowania, potem nadaniu uprawnień do KSeF pracownikom i biurom rachunkowym oraz przetestowaniu przesyłania faktur w nowym formacie. Warto też przygotować procedurę awaryjną. Choćby na wypadek, gdyby system był czasowo niedostępny.
Eksperci podatkowi zwracają uwagę, że zmiana może być szczególnie wymagająca dla mikro i małych przedsiębiorców, którzy do tej pory wystawiali faktury ręcznie lub w prostych arkuszach. Dla nich kluczowe będzie korzystanie z darmowej aplikacji udostępnionej przez resort.
