Do Karpacza przybyli przedstawiciele polityki, biznesu, nauki oraz mediów. Impreza odbywa się w Hotelu Gołębiewski. Przed wejściem do niego każdy obowiązkowo poddawany jest mierzeniu temperatury ciała. Odbywa się to poprzez przyłożenie nadgarstka do specjalnych bramek; można wejść, gdy bramka nie świeci na czerwono.

Na terenie hotelu jest obowiązek noszenia przez cały czas maseczek. Można je zdejmować jedynie wówczas, gdy chcemy napić się wody lub kawy, czy coś zjeść. Podczas rejestracji uczestnicy dostali od organizatora specjalnie przygotowaną torbę, w której znajdował się m.in. program forum, a także maseczka i płyn dezynfekujący.

W salach, w których odbywają się panele, krzesła ustawiono zgodnie z zaleceniem dotyczącym utrzymania dystansu. Po zakończeniu paneli, w pustych już salach, odbywa się ich dezynfekcja, której dokonują wyspecjalizowani pracownicy w kombinezonach ochronnych. Przed rozpoczęciem paneli do zgromadzonych kierowany jest komunikat o konieczności założenia maseczek.

Przed każdą salą znajdują się dozowniki środków dezynfekcyjnych.

W przeciwieństwie do forum organizowanego w Krynicy, gdzie na trzy dni obrad ograniczany jest dla kuracjuszy dostęp do deptaku oraz niektórych obiektów uzdrowiskowych, forum zorganizowane w Karpaczu nie utrudnia życia mieszkańcom i przyjezdnym. Strefą niedostępną dla turystów jest jedynie Hotel Gołębiewski i jego bezpośrednie otoczenie. Przed rozpoczęciem forum tylko na wjeździe zrobił się korek; teren zabezpieczają policjanci i ochroniarze.

Mimo prób zachowania dystansu, w kuluarach hotelu można dostrzec, że forum to miejsce przede wszystkim bezpośrednich spotkań i rozmów. Uczestnicy witają się ze sobą zarówno przez dotkniecie łokcia, jak i tradycyjnym uściskiem dłoni.

W strefach spotkań przygotowanych przez poszczególnych partnerów forum można skorzystać z leżaków lub specjalnych siedzisk. Organizatorzy dbają o dezynfekcję powierzchni. Spotkania odbywają się na kilku piętrach; część uczestników woli przemieszczać się między piętrami pieszo - schodami niż windą.